Transformer un devis en facture sans ressaisie

La facture doit être émise au plus tard lors de la réalisation de la prestation. Pour un acompte ou un paiement partiel, une facture est établie au moment de l’encaissement de la somme.

Pour des travaux qui s’étalent dans le temps, la facture est émise à la fin de chaque période de facturation convenue avec le client (par exemple chaque mois), ou à la fin des travaux si aucune périodicité n’a été prévue. Ne pas respecter ces délais peut entraîner des sanctions fiscales.

La facture reprend les mêmes prestations, quantités et prix que le devis accepté par le client. Si le chantier a évolué (une prestation en plus, une quantité différente), la facture reflète ce qui a réellement été réalisé, à condition que ces changements aient été acceptés par écrit avant leur exécution.

Il est conseillé, sans que ce soit une obligation, d’indiquer le numéro du devis d’origine sur la facture : le client retrouve ainsi facilement le lien entre les deux documents.

Si le client verse une somme à la signature du devis, une facture d’acompte est émise au moment de l’encaissement, et non à la fin des travaux. La facture finale reprend ensuite le montant total de la prestation, déduit l’acompte déjà versé et indique clairement le solde restant dû.

La différence entre un acompte et des arrhes, qui détermine ce qui se passe en cas d’annulation, est expliquée dans le guide sur le devis d’artisan.

Un changement de prestation, de quantité ou de délai doit être validé par écrit avant d’être réalisé, par un nouveau devis signé ou un avenant. La facture finale reflète alors ce qui a été réellement exécuté et accepté. Sans cet accord écrit, un désaccord sur le prix final est plus difficile à trancher.